5 ukrytych narzędzi Outlook, które codziennie oszczędzają mi czas

Jest powód, dla którego Outlook jest jednym z najczęściej używanych dostawców poczty elektronicznej. Ale jest jeszcze lepszy, gdy wiesz, jak go lepiej obsługiwać.

Oto 5 funkcji, które możesz wykorzystać, aby faktycznie poruszać się po tym szybciej i znacznie efektywniej.

Zamiatać

Funkcja Sweep jest prawdopodobnie jednym z najbardziej agresywnych i skutecznych sposobów utrzymania stanu pustej skrzynki odbiorczej bez konieczności ciągłego zarządzania subskrypcjami. Możesz znaleźć to narzędzie w górnym pasku w aplikacji internetowej Outlook lub w nowym interfejsie Outlooka, gdy wybierzesz wiadomość e-mail z newslettera lub powtarzającego się powiadomienia.

Możesz wybrać opcję przeniesienia wszystkich wiadomości od nadawcy, ale prawdziwa siła tkwi w opcji zachowania zawsze najnowszej wiadomości i usunięcia reszty. Jest to nieocenione w przypadku powiadomień o wysyłce, codziennych biuletynów informacyjnych lub alertów systemowych, w których wczorajsze informacje są całkowicie nieistotne dzisiaj.

Kolejną potężną funkcją konfiguracji Czyszczenia jest możliwość automatycznego usuwania wiadomości e-mail starszych niż dziesięć dni od określonego nadawcy. Jest to idealne w przypadku ofert ograniczonych czasowo lub cotygodniowych kuponów, które zaśmiecają przestrzeń dyskową długo po ich wygaśnięciu. Gdy uruchamiasz Czyszczenie, Outlook wykonuje polecenie od razu na istniejącej skrzynce odbiorczej, aby wyczyścić zaległości, a następnie cicho tworzy regułę działającą w tle, aby obsługiwać przyszłe przypadki. Oszczędza to czas potrzebny na ręczne usuwanie setek starych wiadomości.

Opóźnij dostawę

Opóźniona wysyłka zmienia e-mail z reaktywnego rozproszenia w strategiczne narzędzie komunikacyjne. W kontekście zawodowym wysłanie e-maila o 23:00 może wysłać niewłaściwy sygnał do współpracowników lub klientów, sugerując, że jesteś dostępny przez całą dobę, oczekujesz natychmiastowej odpowiedzi lub po prostu chcesz, aby twój szef odpowiedział następnego dnia.

Korzystając z funkcji Opóźniona wysyłka, możesz pisać swoje myśli, gdy są świeże lub gdy pracujesz późno, a następnie zaplanować wiadomość tak, aby dotarła do skrzynki odbiorczej odbiorcy o społecznie akceptowalnej godzinie, na przykład o 8:00 rano następnego dnia. W klasycznej wersji programu Outlook opcja ta znajduje się na karcie Opcje jako „Opóźniona wysyłka”, gdzie można ustawić konkretną godzinę „Nie wysyłaj przed”.

Wersja desktopowa Outlooka wymaga, aby klient był otwarty i działał w momencie wysyłania, aby e-mail został faktycznie dostarczony. Aby zrobić to po stronie serwera, możesz uzyskać dostęp do wersji webowej i klikając strzałkę rozwijaną obok przycisku Wyślij, możesz uzyskać dostęp do funkcji „Zaplanuj wysyłkę”. Ta wersja działa po stronie serwera, co oznacza, że po kliknięciu przycisku zaplanuj, e-mail jest przechowywany na serwerze w chmurze i zostanie dostarczony w wybranym przez Ciebie dokładnym momencie, nawet jeśli Twój komputer jest wyłączony.

Harmonogram ankiet

Funkcja Ankiety Harmonogramu to nowoczesna ewolucja popularnego dodatku FindTime, teraz natywnie zintegrowanego bezpośrednio z Outlookiem, aby wyeliminować żmudne wchodzenie w wymianę wiadomości w celu koordynowania dostępności. Zamiast wysyłać e-mail z listą dostępnych terminów i mieć nadzieję, że nie zostaną zajęte zanim odbiorca odpowie, możesz wstawić Ankietę Harmonogramu bezpośrednio z zakładki „Wstaw” lub przycisku „Odpowiedz za pomocą Ankiety Harmonogramu” na wstążce.

To narzędzie analizuje Twój kalendarz Microsoft 365, aby zaproponować czasy, w których jesteś wolny, ale pozwala również ręcznie wybrać konkretne przedziały, które chcesz zaoferować. Gdy wyślesz ankietę, odbiorcy — w tym osoby spoza Twojej organizacji korzystające z Gmaila lub innych usług — otrzymają link do strony głosowania, gdzie mogą zaznaczyć wszystkie czasy, które im odpowiadają, a nawet oddać głos na preferowany przedział.

Nie musisz stale sprawdzać statusu ankiety, ponieważ Outlook automatycznie obsługuje konsensus. Gdy wszyscy zagłosują i zostanie znaleziony wspólny termin, narzędzie może automatycznie wysłać zaproszenie na spotkanie do wszystkich uczestników i zablokować czas w twoim kalendarzu.

Szybkie kroki

Szybkie kroki to w zasadzie spersonalizowane makra, które pozwalają wykonywać wiele czynności na wiadomości e-mail za pomocą jednego kliknięcia lub skrótu klawiaturowego. Podczas gdy standardowe reguły są automatyczne i uruchamiają się w miarę napływu wiadomości, Szybkie kroki są manualnymi wyzwalaczami używanymi do przetwarzania wiadomości w momencie ich czytania.

Umieszczone centralnie na wstążce Narzędzia główne, to narzędzie pozwala łączyć w sekwencję różne polecenia. Na przykład możesz utworzyć pojedynczy Szybki krok o nazwie „Aktualizacja zespołu”, który oznacza e-mail jako przeczytany, oznacza go do dalszych działań w następnym tygodniu, przenosi do folderu „Projekt Alpha” i przesyła kopię do Twojego asystenta. Bez tego narzędzia wykonanie tych czterech czynności zajęłoby co najmniej dziesięć do piętnastu sekund klikania i przeciągania dla każdego e-maila. Dzięki Szybkiemu krokowi odbywa się to natychmiastowo.

Konfigurowanie tego jest proste za pomocą interfejsu „Zarządzaj Szybkimi Krokami”, w którym możesz tworzyć własne sekwencje od podstaw. Bardzo skutecznym sposobem pracy jest tworzenie Szybkich Kroków „Zrobione” dla różnych kontekstów. Możesz mieć jeden przycisk, który oznacza e-mail jako ukończony i przenosi go do folderu Archiwum, a drugi, który oznacza go jako przeczytany i tworzy spotkanie w kalendarzu na podstawie treści e-maila. Możesz nawet przypisać te kroki do skrótów klawiszowych, takich jak Ctrl+Shift+1, co pozwala na obsługę skrzynki odbiorczej całkowicie z klawiatury.

Wstrzymaj e-maile

Funkcja Drzemki jest kluczowym elementem metodologii „Inbox Zero” dla współczesnych użytkowników Outlooka, zwłaszcza tych korzystających z aplikacji mobilnej, wersji internetowej lub nowego Outlooka dla Windows. Często otrzymujesz e-maile, które są ważne, ale nie można na nie od razu zareagować - na przykład potwierdzenie lotu na podróż w przyszłym miesiącu lub prośba o dane, które będą dostępne dopiero we wtorek. Funkcja Drzemki pozwala kliknąć prawym przyciskiem myszy e-mail i wybrać konkretną datę oraz godzinę jego powrotu. Gdy to zrobisz, e-mail zostaje przeniesiony z Twojej Skrzynki odbiorczej do dedykowanego folderu „Drzemka”, natychmiast oczyszczając widok skrzynki odbiorczej.

W dokładnie wybranym przez Ciebie momencie e-mail pojawia się ponownie na górze skrzynki odbiorczej, jakby właśnie dotarł, wraz z powiadomieniem. Zapewnia to, że wiadomość jest na pierwszym planie dokładnie wtedy, gdy masz zasoby lub kontekst, aby się nią zająć, zamiast chować ją pod stertą nowszych wiadomości. Jest to inne niż oznaczanie e-maila gwiazdką, co pozostawia wiadomość w skrzynce odbiorczej i polega na tym, że samodzielnie sprawdzasz swoją listę zadań. Funkcja drzemki wymusza aktywne włączenie e-maila z powrotem do Twojego harmonogramu. Jest to szczególnie skuteczne w zarządzaniu subskrypcjami lub płatnościami rachunków; możesz ustawić drzemkę dla rachunku na dzień przed wypłatą, co zapewnia, że nigdy nie przegapisz płatności, a jednocześnie nie musisz patrzeć na fakturę przez dwa tygodnie.