5 ukrytych funkcji Microsoft Word, które sprawiają, że edytory PDF stają się zbędne
Istnieje wiele świetnych aplikacji PDF na Windows, w tym PDFgear i mój osobisty ulubieniec, SumatraPDF, który pełni również funkcję czytnika eBooków, komiksów i dokumentów CHM. Jednak jeśli jesteś intensywnym użytkownikiem Microsoft Word, tak jak ja, możesz obejść się bez używania edytora PDF i polegać na aplikacji Word w kwestii swoich potrzeb związanych z plikami PDF.
Od edytowania istniejących plików PDF po tworzenie chronionych hasłem, Word cicho radzi sobie z zadaniami, które większość ludzi zakłada, że wymagają dedykowanego oprogramowania do PDF. Korzystam z tych funkcji od pewnego czasu i pozwoliły mi one uniknąć instalowania kolejnej aplikacji na moim komputerze.
Edytuj pliki PDF
Otwieraj i modyfikuj pliki PDF jak każdy inny dokument
Jeśli jeszcze tego nie wiedziałeś, nie potrzebujesz dedykowanej aplikacji do obsługi plików PDF, aby otworzyć plik PDF, ponieważ nawet przeglądarka internetowa świetnie sobie z tym radzi. Prawdziwe wyzwanie pojawia się, gdy trzeba wprowadzić zmiany w dokumencie, i wtedy zwykle wkraczają dedykowane edytory PDF, ale nawet one nie są doskonałe. Większość edytorów PDF ma problem z zachowaniem czcionek, niektóre źle formatują tekst, a sama edycja nigdy nie jest tak płynna jak praca w odpowiednim edytorze tekstu.
Word działa inaczej niż tradycyjne edytory PDF. Zamiast edytować PDF w jego natywnym formacie, konwertuje plik na edytowalny dokument Word, co pozwala wprowadzać zmiany swobodniej i bez naruszania formatu. Aby to zrobić, kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny plik PDF, wybierz Otwórz za pomocą i wybierz Word. Pojawi się komunikat ostrzegawczy informujący, że Word skonwertuje plik, co może spowodować pewne zmiany w układzie. Kliknij OK, a Twój PDF otworzy się jako w pełni edytowalny dokument.
Po konwersji Word stara się zachować układ, akapity i tabele tak dokładnie, jak to możliwe. Czcionki w większości przypadków są zachowywane, a edycja jest naturalna, ponieważ pracujesz w dobrze znanym interfejsie Worda. Nie jest to idealne rozwiązanie dla każdego pliku PDF, ponieważ skomplikowane układy z wieloma grafikami lub kolumnami mogą nie konwertować się poprawnie. Jednak w przypadku codziennych poprawek, takich jak poprawianie literówki czy aktualizacja daty, jest to szybsze i płynniejsze niż uruchamianie oddzielnej aplikacji.
Twórz pliki zgodne z PDF/A
Pliki PDF gotowe do archiwizacji, które przetrwają dziesięciolecia
PDF/A to specjalna wersja PDF zaprojektowana do archiwizacji długoterminowej. W przeciwieństwie do zwykłych plików PDF, plik PDF/A osadza wszystko, w tym czcionki, profile kolorów i obrazy, bezpośrednio w dokumencie i często bez zależności zewnętrznych, JavaScript ani szyfrowania. Idea polega na tym, że plik PDF/A utworzony dziś powinien wyglądać dokładnie tak samo, gdy ktoś otworzy go w 2050 roku lub później.
To ma większe znaczenie, niż mogłoby się wydawać. Agencje rządowe, sądy i instytucje finansowe często wymagają PDF/A dla oficjalnych dokumentów. A Microsoft Word obsługuje to natywnie. Przejdź do Plik > Eksportuj > Utwórz dokument PDF/XPS, kliknij Opcje i zaznacz pole Zgodny z ISO 19005-1 (PDF/A). Również zalecałbym włączenie Znaczniki struktury dokumentu dla dostępności oraz ustawienie optymalizacji na Standardowa zamiast Minimalny rozmiar, ponieważ opcja minimalna może kompresować elementy w sposób łamiący zgodność.
Twórz dostępne pliki PDF
Spraw, aby Twoje pliki PDF działały z czytnikami ekranu
Podczas gdy jesteśmy w opcjach eksportu, istnieje powiązana funkcja, którą łatwo przeoczyć. Pliki PDF dostępne różnią się od plików PDF/A, choć mają pewne podobieństwa. Podczas gdy PDF/A koncentruje się na zachowaniu wizualnego wyglądu do celów archiwalnych, pliki PDF dostępne skupiają się na umożliwieniu korzystania z dokumentów osobom z niepełnosprawnościami — poprzez czytniki ekranu, nawigację klawiaturą i inne technologie wspomagające.
Kluczem jest rozpoczęcie od dostępnego dokumentu Word. Używaj odpowiednich stylów nagłówków zamiast zwykłego pogrubiania i powiększania tekstu. Dodaj tekst alternatywny do obrazów. Pisz opisowe teksty linków zamiast „kliknij tutaj”. Następnie uruchom wbudowane narzędzie Sprawdzania dostępności w Wordzie w menu Plik > Informacje > Sprawdź problemy, aby wykryć problemy przed eksportowaniem.
Kiedy jesteś gotowy do eksportu, użyj Plik > Eksportuj > Utwórz dokument PDF/XPS i kliknij Opcje. Upewnij się, że zaznaczone są Znaczniki struktury dokumentu dla dostępności — to osadza oznaczoną strukturę, której czytniki ekranu potrzebują do nawigacji w dokumencie. Możesz również włączyć Twórz zakładki za pomocą nagłówków dla łatwiejszej nawigacji. Krytycznie, nie używaj Drukuj do PDF ani podstawowej opcji Zapisz jako PDF — usuwają one całkowicie informacje dotyczące dostępności.
Jeśli potrzebujesz zarówno zgodności archiwalnej, jak i dostępności, Word pozwala zaznaczyć zarówno opcje tagów PDF/A, jak i dostępności podczas eksportu. Daje to plik PDF/A-1a, który jest złotym standardem dla dokumentów, które muszą być gotowe do archiwizacji i przyjazne dla czytników ekranu.
Osadź obiekty PDF
Dołącz pliki PDF do swoich dokumentów Word
Możliwość osadzania obiektów PDF w Wordzie jest jedną z tych funkcji, o których większość ludzi nawet nie wie, że istnieją, ale jest bardzo przydatna. Zamiast dołączać pliki PDF osobno lub podlinkowywać je, możesz osadzać rzeczywiste pliki PDF wewnątrz dokumentu Word jako obiekty. PDF podróżuje wewnątrz pliku .docx, a każdy może dwukrotnie kliknąć go, aby otworzyć pełny dokument w swoim domyślnym przeglądaczu PDF.
Aby to zrobić, przejdź do Wstaw > Obiekt > Utwórz z pliku i wybierz swój plik PDF. Word osadza pełną kopię wewnątrz dokumentu. Zobaczysz ikonę lub miniaturę pierwszej strony. Kliknij ją dwukrotnie, a plik PDF otworzy się w dowolnym zainstalowanym czytniku.
Jest to przydatne, gdy tworzysz raport projektowy, który odwołuje się do ofert dostawców, raportów testowych lub świadectw. Zamiast wysyłać pięć osobnych plików, wszystko trafia do jednego pliku .docx. Widziałem również, że jest to stosowane w pracach akademickich, gdzie podpisane listy zatwierdzające lub opublikowane artykuły są osadzone jako dodatki.
Są jednak pewne kompromisy. Na przykład osadzanie wielu dużych plików PDF znacznie zwiększy rozmiar Twojego pliku. Funkcja ta działa również najbardziej niezawodnie w programie Word dla systemu Windows, podczas gdy użytkownicy komputerów Mac mogą napotkać problemy z otwieraniem osadzonych obiektów. W przypadku dużych zbiorów zazwyczaj bezpieczniejszym rozwiązaniem jest tworzenie hiperłączy do zewnętrznych plików PDF.
Dodaj ochronę hasłem
Szyfruj pliki PDF bezpośrednio podczas eksportu
Jeśli musisz udostępnić poufny dokument w formacie PDF, Word może go zaszyfrować hasłem podczas eksportu. PDF używa szyfrowania AES, tego samego standardu stosowanego przez banki i agencje rządowe.
Aby to zrobić, przejdź do Plik > Zapisz jako, ustaw typ pliku na PDF i kliknij Opcje przed zapisaniem. Zaznacz Zaszyfruj dokument hasłem, kliknij OK i wprowadź swoje hasło. Powstały plik PDF będzie wymagał od każdej osoby, która spróbuje go otworzyć, podania hasła przed wyświetleniem jakiejkolwiek treści.
Większość osób chroni dokument Word hasłem bezpośrednio poprzez Plik > Informacje > Chroń dokument, a następnie eksportuje go do PDF, oczekując, że ochrona zostanie zachowana. Tak się nie dzieje, ponieważ hasło chroni tylko plik .docx. Dlatego musisz zastosować szyfrowanie podczas samego etapu eksportu do PDF.
Jest też istotne ograniczenie. Nie można mieć jednocześnie zgodności z PDF/A i ochrony hasłem w tym samym pliku. Standard PDF/A wymaga, aby dokumenty były otwarcie czytelne, co bezpośrednio koliduje z szyfrowaniem. Jeśli potrzebujesz archiwalnego zachowania, pomiń hasło. Jeśli potrzebujesz poufności, pomiń PDF/A. Możesz utrzymywać osobne wersje dla każdego celu, ale nie mogą one współistnieć w jednym dokumencie.
Word nie jest pełnym edytorem PDF, ale nie musi nim być
Szczerze mówiąc, Word nie zastąpi w pełni funkcjonalnego edytora PDF w każdej sytuacji. Jeśli potrzebujesz przekształcić dowolny PDF w rozmowę za pomocą NotebookLM, dodawać adnotacje na stronach za pomocą rysunków, łączyć wiele plików PDF lub wykonywać zaawansowane prace z formularzami, nadal będziesz potrzebować dedykowanego oprogramowania.
Ale do zadań, które większość ludzi faktycznie wykonuje z plikami PDF, czyli edytowania tekstu, tworzenia plików zgodnych z archiwum, dodawania ochrony hasłem i łączenia dokumentów, Word radzi sobie ze wszystkim bez dodatkowej aplikacji. Te funkcje są dostępne w Wordzie od lat, a jeśli już płacisz za Microsoft 365, płacisz za zaskakująco wszechstronny zestaw narzędzi PDF ukryty na widoku.