8 mało znanych skrótów w Microsoft Word, które oszczędzają mi godziny każdego tygodnia

Microsoft Word może wydawać się wciąż podstawową aplikacją do pisania, ale przez lata zgromadził mnóstwo łatwych w użyciu skrótów. Zadania, które uważasz za uciążliwe, prawdopodobnie mają narzędzie zaprojektowane, aby ułatwić twoją pracę. Choć niektóre są proste, istnieje wiele, które mogą zaoszczędzić ci znaczną ilość czasu.

Czas, który poświęcasz na naukę tych skrótów, jest naprawdę minimalny w porównaniu z tym, ile czasu zaoszczędzisz w Wordzie, tydzień po tygodniu, miesiąc po miesiącu, rok po roku. Następnym razem, gdy napotkasz powtarzalne zadanie w Wordzie, powinieneś sprawdzić, czy istnieje skrót stworzony, aby wykonać je za Ciebie.

Pionowy wybór tekstu

Wybór bloku, który pozwala wybrać małe fragmenty

Zazwyczaj Word zaznacza tekst poziomo, przechodząc od końca jednej linii do początku następnej. To domyślne zachowanie może być niezwykle frustrujące, gdy próbujesz wyodrębnić konkretną pionową kolumnę tekstu, która nie jest sformatowana w odpowiedniej tabeli.

Jeśli masz listę z irytującymi punktami wypunktowania, numerami prefiksowymi lub znacznikami czasu, które chcesz usunąć, przytrzymanie klawisza Alt pozwala narysować pionowe pole, aby zaznaczyć i usunąć ten konkretny pionowy fragment. Zamiast zaznaczać całą linię, ta funkcja pozwala wyróżnić prostokątny obszar dokumentu, przecinając linie pionowo zamiast podążać za przepływem tekstu. Ten trik oszczędza mnóstwo czasu przy porządkowaniu bałaganu w formatowaniu.

Usuń całe formatowanie

Najłatwiejszy sposób na pozbycie się pozostałości po kopiowaniu i wklejaniu

Kiedy wklejasz zawartość z internetu, zazwyczaj przenosi się razem z dziwnym formatowaniem. Po prostu zaznacz problematyczny tekst i naciśnij Ctrl + Spacja; wróci on do domyślnego normalnego stylu dokumentu, zamiast konieczności ponownego formatowania czegokolwiek.

To polecenie zasadniczo usuwa wszelkie ręczne formatowanie znaków z wybranego tekstu. Usuwa pogrubienie, kursywę, podkreślenie oraz wszelkie konkretne czcionki, które nie pasują do podstawowego stylu akapitu. Skrót klawiszowy resetuje wszystko do ustawień określonych przez bieżący styl.

Zazwyczaj nie dotyczy rzeczy związanych z akapitami, takich jak wcięcia, odstępy między wierszami czy wyrównanie tekstu. Jest to lepsze niż stosowanie normalnego stylu bezpośrednio, ponieważ to może być trochę nieprzewidywalne lub agresywne.

Grot

Kolejna schowek tylko dla Twojej wygody

Microsoft Word ma funkcję zwaną kolcem, która działa jak dodatkowy, akumulacyjny schowek. To narzędzie pozwala zbierać wiele nieciągłych bloków tekstu lub obrazów ze całego dokumentu i przechowywać je razem, dopóki nie będziesz gotowy ich użyć.

Za każdym razem, gdy naciśniesz Ctrl + F3, dodajesz ten element do kołka. W przeciwieństwie do standardowego schowka, kołek gromadzi te elementy w kolejności, w jakiej je wybrałeś. Gdy będziesz gotowy, aby wszystko wkleić, Ctrl + Shift + F3 umieszcza wszystkie zebrane elementy w dokładnej kolejności, w jakiej je wyciąłeś. To świetne narzędzie do reorganizacji list, przygotowywania propozycji sprzedaży lub zbierania konkretnych danych do sekcji podsumowującej bez przeciągania i upuszczania poszczególnych zdań.

Odświeżanie kodu pola

Dynamiczne symbole zastępcze dla instrukcji

Jeśli spis treści lub numery stron wydają się zablokowane, prawdopodobnie dlatego, że te elementy są w rzeczywistości polami. Pola są jak dynamiczne miejsca zastępcze, które zawierają instrukcje pobierania określonych danych, takich jak numery stron, właściwości dokumentu, a nawet sumy. Kiedy zmienia się dokument, te pola po prostu utrzymują swoją ostatnią znaną wartość, dopóki nie powiesz im, aby się odświeżyły.

Nie naprawiaj tego ręcznie; zamiast tego zaznacz cały dokument (Ctrl + A) i naciśnij F9. Spowoduje to, że Word przeliczy wszystkie automatyczne pola w dokumencie. Word może na chwilę się zatrzymać i wyświetlić okno dialogowe z pytaniem, co powinien zaktualizować; upewnij się, że wybrałeś całą tabelę.

Mapa Mocy Stylów

Możesz łatwo zmienić style czegokolwiek

Ctrl + Alt + 1, Ctrl + Alt + 2 i Ctrl + Alt + 3 to małe kombinacje klawiszy, które stosują wbudowane style nagłówków Worda: nagłówek 1, nagłówek 2 i nagłówek 3. Zbyt wiele osób utknęło tylko przy ręcznym formatowaniu nagłówków, co marnuje dużo czasu w zależności od tego, co robisz.

Jedną z natychmiastowych korzyści korzystania z tych skrótów jest to, że Word może automatycznie stworzyć spis treści dla Ciebie. Będzie automatycznie aktualizować numery stron, jeśli Twój tekst się przesunie. Te skróty szybko wypełniają także panel nawigacji po boku dokumentu. Jeśli zdecydujesz, że wszystkie Twoje nagłówki H1 mają być fioletowe, możesz raz dostosować ustawienia stylu nagłówka 1, a reszta zostanie zaktualizowana.

Utwórz niełamliwą spację

Nie ma potrzeby przepisywania sekcji tylko po to, aby utrzymać dwa słowa razem

Nikt nie chce, aby imię było rozdzielone na dwa wiersze, na przykład John Smith, ze słowem „John” w jednym wierszu, a „Smith” w następnym. Wygląda to po prostu nieprofesjonalnie, a do tego tracisz czas, próbując to ręcznie naprawić, dostosowując zdania i akapity. Zamiast tego użyj skrótu Ctrl + Shift + Spacja między słowami, których nigdy nie chcesz rozdzielać.

Oszczędzi ci to konieczności naciskania Entera, aby naprawić podziały wierszy, które zazwyczaj i tak znowu się psują, gdy dodasz więcej tekstu. Ten skrót klawiszowy wstawia twardą lub stałą spację, która zmusza Worda do traktowania tych słów jako jednej jednostki przy zawijaniu tekstu.

Otwórz Zaawansowane wyszukiwanie i zamienianie

Czasami twoje zamienianie staje się skomplikowane

Podczas gdy Ctrl + F wywołuje tylko podstawowy Panel Nawigacji do prostych wyszukiwań, Ctrl + H jest tym, czego używasz, gdy wiesz, że jest wiele do naprawienia. Okno dialogowe Zaawansowane Znajdowanie i Zamienianie pozwala wpisać słowo, które jest niepoprawne, a następnie wpisać, na co ma zostać zamienione. Możesz to zrobić, aby poprawić wielkość liter w słowach, szybko zmienić pola zastępcze i dokonać dowolnych innych masowych zmian, które musisz wprowadzić.

Usunąłem przypadki słów, których ostatecznie nie potrzebowałem lub musiałem usunąć, takich jak „just”, pozostawiając dolne pole puste. Może to zaoszczędzić mnóstwo czasu, jeśli jesteś osobą, która dużo edytuje. To jest jak sztuczka wbudowana w Word.

Okienko badań

Uzyskaj wszystkie potrzebne informacje, nie wychodząc z Microsoft Word

Nie musisz włączać przeglądarki, aby wyszukać synonim lub definicję. Naciskając Shift i F7 podczas klikania słowa, w Wordzie otworzy się boczny panel, który daje definicje, tłumaczenia i synonimy, bez konieczności opuszczania programu.

Nowsze wersje Worda promują internetowe 'inteligentne wyszukiwanie' i 'insighty', ale wciąż można dostać się do tradycyjnego panelu badań za pomocą tego konkretnego skrótu.

Będziesz wdzięczny za odzyskanie tych godzin każdego tygodnia

Edytowanie i formatowanie dokumentów może wydawać się proste, ale może zabierać Twój czas i odciągać Cię od tego, co naprawdę starasz się przekazać. Kiedy opanujesz te konkretne skróty, Word przestaje być tylko podstawowym edytorem tekstu i zamienia się w wydajny kreator dokumentów, który przyspiesza Twój proces pracy.

Poświęcenie trochę czasu na naukę tych zaawansowanych technik przynosi ogromne korzyści w produktywności. Będziesz żałować, że marnowałeś wysiłek na klikanie w menu, okna dialogowe i ręczne formatowanie. Wykorzystanie swojego oprogramowania w pełni to jeden z najlepszych sposobów na odzyskanie godzin w tygodniu pracy przy jednoczesnym sprawieniu, że końcowe dokumenty Word będą dopracowane.