Te podstawowe skróty w Excelu oszczędzają mi godziny pracy każdego tygodnia
Tabele w Excelu są niezbędne do utrzymania porządku w dużych zbiorach danych, ale są jeszcze lepsze, gdy zna się odpowiednie skróty klawiszowe. Niezależnie od tego, czy wstawiasz nowe wiersze, czy włączasz wiersz sumy do szybkiej analizy, te skróty przyspieszą twoją codzienną pracę, zostawiając więcej czasu na zadania, które naprawdę mają znaczenie.
Skróty w tym przewodniku zostały przetestowane w Excelu dla systemu Windows. Niektóre mogą działać na macOS po zamianie Ctrl na Cmd, inne są jednak przypisane inaczej.
Dlaczego powinieneś porzucić standardowe zakresy w Excelu
W Excelu zakres to po prostu zbiór komórek, ale tabela to dynamiczny kontener, który rozumie, jak są powiązane Twoje dane. Gdy konwertujesz zakres na tabelę, zyskujesz trzy główne udogodnienia:
- Dynamiczna rozbudowa: Dodaj nowy wiersz na dole, a tabela automatycznie rozszerzy swoje formatowanie i formuły, aby go uwzględnić. Jest to szczególnie przydatne, gdy użyłeś swoich danych do stworzenia tabeli przestawnej - proste „Odśwież” w tabeli przestawnej obejmuje wszystko, więc nie ma potrzeby zmieniania źródła danych za każdym razem, gdy dodajesz nowy wiersz.
- Odniesienia strukturalne: Zamiast rozszyfrowywać =SUM(C2:C500), tabele pozwalają na używanie czytelnych odniesień, takich jak =SUM(T_Sales[Total]). Znacznie trudniej jest popełnić błąd, gdy twoje formuły mówią po angielsku.
- Natychmiastowe formatowanie: Tabele zajmują się „ładną” częścią za Ciebie. Pasiaste wiersze, przyklejone nagłówki i wbudowane przyciski filtrowania są stosowane w chwili, gdy zaczynasz pracę.
Przekształcanie zakresu w tabele programu Excel
Zanim będziesz mógł zacząć korzystać ze skrótów klawiaturowych specyficznych dla tabel, musisz przekształcić swoje dane z zakresu standardowego na oficjalną tabelę, wykonując poniższe kroki. Dla najlepszych rezultatów upewnij się, że Twoje dane mają nagłówki (tytuły dla każdej kolumny) oraz że w środku zestawu danych nie ma całkowicie pustych wierszy ani kolumn.
|
Krok | Akcja | Skrót | Notatki |
|---|---|---|---|
1 | Konwertuj na tabelę | Ctrl+T | Upewnij się najpierw, że dowolna komórka w Twoim spójnym zbiorze danych jest aktywna. Jeśli są puste wiersze lub kolumny, najpierw zaznacz dane, używając Ctrl+Shift+Strzałki. |
2 | Przełącz nagłówki |
Tabulator (aby zaznaczyć pole wyboru) > Spacja (aby je zaznaczyć) | Gdy otworzy się okno dialogowe Tworzenie tabeli, użyj tego skrótu, aby zaznaczyć „Moja tabela ma nagłówki”, jeśli nie jest już zaznaczone. |
3 | Potwierdź | Wprowadź | To natychmiast stosuje domyślny styl tabeli do Twojego zestawu danych. |
Wybieranie części tabeli w Excelu
Teraz, gdy twoja tabela w Excelu jest utworzona, możesz dokładniej przeglądać swoje dane. Te skróty pozwalają na wybieranie określonych „porcji” danych bez użycia myszy. Są przydatne do stosowania formatowania (na przykład zmiany formatu liczby dla konkretnej kolumny), kopiowania lub przenoszenia pojedynczego rekordu (wiersza) albo szybkiego zaznaczania zakresu danych do wykorzystania w funkcji.
Akcja |
Skrót | Notatki |
|---|---|---|
Wybierz dane z tabeli | Ctrl+A | Zaznacza wszystkie dane w obrębie tabeli, z wyjątkiem nagłówków i wiersza sumy. |
Zaznacz całą tabelę | Ctrl+A (dwa razy) | Drugie naciśnięcie rozszerza Twój wybór, obejmując wiersze nagłówka i sumy. |
Wybierz kolumnę tabeli | Ctrl+Spacja | Zaznacza dane w bieżącej kolumnie. Drugie naciśnięcie obejmuje nagłówek i wiersz sumy. |
Wybierz wiersz tabeli | Shift+Spacja | Zaznacza bieżący wiersz. |
W odróżnieniu od standardowych zakresów, skróty tabel są świadome kontekstu, więc Ctrl+A, Ctrl+Spacja i Shift+Spacja pozostają w granicach tabeli przy pierwszym naciśnięciu. Jeśli faktycznie potrzebujesz zaznaczyć cały arkusz lub cały wiersz bądź kolumnę, po prostu wciśnij skrót ponownie.
Przekształcanie tabeli w Excelu
Gdy Twój arkusz Excel jest już gotowy, nieuchronnie będziesz musiał dodać więcej rekordów lub usunąć przestarzałe. Chociaż możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy lub użyć zakładki Narzędzia główne, te skróty pozwalają szybko zmieniać dane.
Akcja | Skrót | Notatki |
|---|---|---|
Wstaw wiersz lub kolumnę | Ctrl+Plus (+) na klawiaturze numerycznej | Domyślnie wstawia wiersz powyżej aktywnej komórki. Jeśli zaznaczona jest kolumna, wstawia kolumnę na lewo od bieżącej pozycji. Jeśli nie masz klawiatury numerycznej, użyj zamiast tego Ctrl+Shift+=. |
Usuń wiersz lub kolumnę | Ctrl+Minus (-) na klawiaturze numerycznej | Usuwa bieżący wiersz (domyślnie) lub kolumnę (jeśli zostanie wybrana kolumna lub jeśli aktywna komórka znajduje się w pustej kolumnie). Jeśli nie masz klawiatury numerycznej, użyj Ctrl+- (klawisz obok 0). |
Dodaj nowy wiersz na dole | Karta | Upewnij się, że najpierw zaznaczona jest komórka w prawym dolnym rogu tabeli. |
Konwertuj na zakres | Alt > JT > G | Przywraca tabelę do zwykłego zakresu. Używaj tego ostrożnie: liczby i kolory pozostaną, ale utracisz strukturalne korzyści wynikające z tabeli. |
Jeśli dodasz pusty wiersz na dole tabeli, wybierzesz komórkę w tym pustym wierszu i naciśniesz Ctrl+-, Excel usuwa całą kolumnę zamiast wiersza. Dzieje się tak, ponieważ Excel nie rozpoznaje wiersza przed danymi na dole jako części struktury tabeli. Aby temu zapobiec, zawsze najpierw wybieraj wiersz (Shift+Spacja).
Analizowanie danych w tabeli Excela
Gdy struktura tabeli jest gotowa, nadszedł czas, aby faktycznie korzystać z danych. Tabele sprawiają, że podsumowywanie i filtrowanie informacji jest niezwykle łatwe, bez konieczności pisania skomplikowanych formuł.
Akcja | Skrót | Notatki |
|---|---|---|
Przełącz wiersz sumy | Ctrl+Shift+T | Dodaje (lub usuwa) wiersz podsumowujący na dole tabeli. |
Otwórz opcje filtrowania | Alt+Strzałka w dół | Najpierw wybierz komórkę w wierszu nagłówka. W niektórych wersjach Excela, możesz nacisnąć Alt+Shift+Strzałka w dół z dowolnego miejsca w tabeli, aby wywołać menu filtrowania dla bieżącej kolumny. |
Przełącz filtr | Ctrl+Shift+L | Dodaje lub usuwa przyciski filtrów z wiersza nagłówka. |
Jeśli masz złożoną tabelę z filtrami zastosowanymi w wielu kolumnach, usuwanie ich jeden po drugim może być uciążliwe. Zamiast tego użyj Ctrl+Shift+L jako przycisku resetu — naciśnij raz, aby wyłączyć filtry (usuwając wszystkie aktywne kryteria), a następnie naciśnij ponownie, aby przywrócić przyciski.
Wyniesienie Twojej tabeli w Excelu na wyższy poziom
Podsumowując, te cztery skróty pomagają przejść od prostej listy danych do profesjonalnego panelu sterowania.
Akcja | Skrót | Notatki |
|---|---|---|
Zmiana nazwy tabeli | Alt > J > T > A | Przesuwa kursor do pola Nazwa tabeli. |
Utwórz tabelę przestawną | Alt > N > V > Enter | Uruchamia okno dialogowe tworzenia tabeli przestawnej, w którym możesz przełączać się między opcjami za pomocą klawisza Tab. |
Wstaw fragmentator | Alt > N > SF | Otwiera okno dialogowe Wstaw fragmentatory, w którym można wybrać kolumny do uwzględnienia w fragmentatorze, korzystając z klawiszy strzałek i Tab. |
Otwórz tabelę w Edytorze zapytań Power Query | Alt > A > PT | Otwiera dane w Edytorze Power Query w celu zaawansowanego oczyszczania i przekształcania danych. |
Jeśli Microsoft zaktualizuje układ wstążki, sekwencje klawiszy Alt mogą się zmienić. Jeśli dana sekwencja nie działa, naciśnij Alt i spójrz na litery pojawiające się nad kartami, aby znaleźć potrzebny skrót.
Gdy te sztuczki przy biurku staną się pamięcią mięśniową, dokończ swoją transformację do bardziej wydajnej pracy wyłącznie przy użyciu klawiatury, opanowując najlepsze skróty Excel dla zaawansowanych użytkowników, obejmujące wszystko, od szybkiego poruszania się po skoroszytach po zaawansowaną analizę formuł.