Przestań przeszukiwać wstążkę Excela — te 4 ukryte skróty po kliknięciu prawym przyciskiem myszy są szybsze
Excel ukrywa niektóre ze swoich najlepszych narzędzi produktywności w miejscach, o których większość ludzi nawet nie myśli. Podczas gdy wielu ludzi traci czas, przeskakując między kartami wstążki, szybkie kliknięcie prawym przyciskiem myszy może znacznie szybciej obsłużyć powtarzające się pisanie, czyszczenie danych, analizę wizualną i organizację arkusza kalkulacyjnego. Te ukryte skróty mogą zaoszczędzić kliknięcia i pozwolić skupić się na pracy.
Menu kontekstowe w Excelu po kliknięciu prawym przyciskiem myszy jest bardzo zależne od kontekstu. Niektóre z poniższych opcji pojawią się tylko wtedy, gdy masz skopiowane dane w schowku lub gdy zaznaczysz określone typy zakresów, więc nie panikuj, jeśli Twoje menu wygląda nieco inaczej w zależności od wykonywanego zadania.
Ponownie używaj wpisów tekstowych bez walidacji danych
Przyspiesz powtarzające się pisanie
Ręczne wprowadzanie danych jest z pewnością jedną z najbardziej nużących części zarządzania skoroszytem Excel. Kiedy musisz wypełnić kolumnę powtarzającym się zestawem wartości tekstowych, większość osób przechodzi do karty Dane i ustawia formalne reguły Walidacji danych. Chociaż walidacja jest świetna dla trwałych formularzy, ustawianie tych sztywnych reguł może być całkowicie przesadzone, gdy próbujesz tylko szybko wprowadzić kilka wierszy informacji.
Excel zawiera wbudowany skrót, który pozwala ponownie wykorzystać istniejące wpisy tekstowe z bieżącej kolumny. Aby go użyć, kliknij prawym przyciskiem myszy pustą komórkę bezpośrednio pod swoją kolumną danych, a następnie wybierz Wybierz z listy rozwijanej. Excel automatycznie przeszukuje komórki bezpośrednio powyżej, tworzy unikalną listę wszystkich ciągów tekstowych w tej kolumnie i wyświetla je w alfabetycznym, klikalnym menu.
Wybieranie elementu z tego menu wypełnia komórkę bez konieczności pisania, dzięki czemu zmniejsza liczbę literówek, utrzymuje spójność wpisów i umożliwia szybsze poruszanie się po długich arkuszach kalkulacyjnych.
Ten skrót opiera się na ciągłej kolumnie danych. Jeśli występują puste komórki, Excel przestanie czytać w górę i pominie wpisy znajdujące się powyżej przerwy. Jednak jeśli twoje dane są sformatowane jako tabela Excela (Ctrl+T), Excel traktuje kolumnę jako ciągły zakres, co skutecznie eliminuje ograniczenie związane z pustymi komórkami.
Twórz wykresy i formatuj dane bez przeszukiwania wstążki
Natychmiastowe metryki wizualne
Tworzenie szybkiego wizualnego podsumowania surowych danych Excela zazwyczaj wymaga o wiele więcej kliknięć, niż powinno. Karta Wstawianie zawiera dziesiątki opcji wykresów, podczas gdy karta Narzędzia główne ukrywa reguły formatowania warunkowego za warstwami menu. Poruszanie się po tych opcjach wymaga zbyt wielu prób i błędów i spowalnia Twój przepływ pracy.
Możesz całkowicie pominąć proces wyszukiwania, polegając na inteligentnym menu kontekstowym. Wybierz blok danych liczbowych, w tym ewentualnie sąsiednie etykiety kategorii, jeśli to konieczne. Następnie kliknij prawym przyciskiem myszy zaznaczenie i wybierz Szybką analizę. Spowoduje to uruchomienie kompaktowego interfejsu z zakładkami tuż obok aktywnych komórek.
Menu Formatowanie pokazuje podgląd na żywo pasków danych, skal kolorów i zestawów ikon bezpośrednio na twoich danych, gdy najedziesz na każdą opcję. Przełączenie się na zakładki Wykresy lub Sumy pozwala dodać wykresy słupkowe, wykresy punktowe, sumy bieżące lub obliczenia procentowe do arkusza za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Natomiast kliknięcie Minigrafiki daje dostęp do mini-wykresów, które możesz umieścić bezpośrednio w komórkach.
Ten skrót daje Ci podstawową moc analityczną górnej wstążki, nie zmuszając Cię do opuszczania aktywnej przestrzeni roboczej.
Natychmiast kontroluj wklejone dane za pomocą opcji wklejania dostępnych po kliknięciu prawym przyciskiem myszy
Przefiltruj nieporządną formatowanie i formuły
Kopiowanie i wklejanie danych do Excela rzadko jest czystym procesem. Informacje pobierane ze stron internetowych, raportów wewnętrznych lub innych arkuszy kalkulacyjnych często przychodzą z niechcianym formatowaniem, szybko tworząc dodatkową pracę porządkującą.
Możesz naprawić te problemy na wstążce, ale menu kontekstowe umożliwia bezpośrednie umieszczenie tych narzędzi w twoim obszarze roboczym. Gdy kopiujesz dane i klikniesz prawym przyciskiem myszy komórkę docelową, Excel pokazuje wiersz opcji wklejania, które pozwalają kontrolować, co zostanie wklejone. Te dwa są zdecydowanie największymi ratownikami:
- Wartości: Wkleja tylko wartości zamiast formuł lub formatowania źródłowego, co pomaga wkomponować wklejone dane w istniejący układ.
- Transpozycja: Zamienia skopiowane wiersze w kolumny lub kolumny w wiersze, aby oszczędzić Ci ręcznego odtwarzania.
Jeśli nie jesteś pewien, którą opcję schowka kliknąć, po prostu najedź kursorem na dowolną ikonę w wierszu. Excel wyświetli etykietę tekstową z nazwą funkcji i pokaże podgląd na żywo wyniku przed zastosowaniem go, jeśli Twój zestaw danych nie jest zbyt duży.
Korzystanie z tych skrótów pozwala na czyszczenie nadchodzących danych bez przeszukiwania menu wstążki lub ręcznego naprawiania formatowania komórek później.
Przesuwaj komórki, wiersze lub kolumny natychmiast za pomocą przeciągania prawego przycisku myszy
Skrót układu płynnego
Reorganizacja układu arkusza Excel może być dość nieporęczna. Jeśli zdasz sobie sprawę, że blok danych musi znajdować się gdzie indziej, tradycyjna droga wymaga zbyt wielu kroków: wycięcie oryginalnych danych, wstawienie pustego miejsca, aby nie nadpisać swojej pracy, wklejenie ich w nową lukę, a następnie usunięcie pozostałych komórek. A próba zwykłego przeciągnięcia myszką po istniejących danych powoduje jedynie pojawienie się irytującego okienka z pytaniem, czy chcesz nadpisać obecne komórki.
Ukryty skrót przeciągania pozwala przesuwać lub kopiować komórki w jednym ruchu:
- Wybierz zakres, wiersz lub kolumnę.
- Najedź kursorem na krawędź zaznaczenia, a następnie naciśnij i przytrzymaj prawy przycisk myszy.
- Przeciągnij zaznaczenie do nowego miejsca docelowego.
Kiedy zwolnisz prawy przycisk myszy, pojawi się menu kontekstowe.
Zamiast zgadywać, co robi każda opcja, możesz przejrzeć menu, aby wykonać swoje zadania związane z układem w kolejności:
- Standardowe operacje (Przenieś tutaj i Skopiuj tutaj): To są Twoje podstawowe działania. Przenieś tutaj działa dokładnie jak zwykłe przeciągnięcie lewym przyciskiem myszy, podczas gdy Skopiuj tutaj duplikuje Twój wybór. Pamiętaj tylko, że obie te opcje nadpiszą wszystkie dane już znajdujące się w docelowych komórkach bez ostrzeżenia.
- "Wklej specjalnie" kopiuje (Wklej tu tylko wartości lub tylko formaty): Działają one jako doskonałe filtry formatowania. Tylko wartości pozwala sklonować zaznaczenie bez formuł, podczas gdy Tylko formaty kopiuje wyłącznie styl wizualny, pozostawiając tekst lub liczby bez zmian.
- Czyste kopie (Shift w dół i Kopiuj oraz Shift w prawo i Kopiuj): Są idealne do bezpiecznego powielania. Excel automatycznie dzieli istniejące komórki, wstawia duplikat zaznaczenia w nowo utworzoną przerwę i pozostawia oryginalne komórki całkowicie nienaruszone.
- Czyste przesunięcia (Shift w dół i Przesuń oraz Shift w prawo i Przesuń): To jest opcja, którą chcesz wybrać dla standardowego tasowania układu. Excel czyści otaczające komórki, przesuwa je na bok, umieszcza Twój wybór w lukę i zamyka pozostałą dziurę, nie nadpisując żadnej danej.
Gdy wybierzesz ruch odpowiadający twojemu celowi, Excel zajmuje się całym ciężkim opracowaniem struktury, oszczędzając ci żmudnego cyklu wycinania, wklejania i usuwania pustych miejsc.
Usprawnij swoją pracę w Excelu zgodnie z własnymi nawykami
Excel staje się znacznie szybszy, gdy przestaniesz polegać na wstążce przy każdym zadaniu. Jeśli wolisz workflow oparty głównie na myszy, połączenie tych skrótów dostępnych po kliknięciu prawym przyciskiem myszy z podobnymi trikami podwójnego kliknięcia w Excelu jest logicznym następnym krokiem w Twoim workflow. Alternatywnie, jeśli lubisz hybrydowe podejście do arkuszy kalkulacyjnych, odkrywanie sposobów reorganizacji arkuszy za pomocą kombinacji klawiatury i myszy pomoże Ci jeszcze bardziej ograniczyć powtarzalną pracę w arkuszach.