Powinieneś przestać używać SUM i zacząć używać tej funkcji Excela zamiast tego

Korzystanie z Microsoft Excel może być skomplikowane, jeśli nie znasz wszystkich jego trików i sztuczek. Excel oferuje liczne funkcje organizacyjne, które pomagają utrzymać informacje i dane w łatwy sposób do wyszukania. Możesz korzystać z tego oprogramowania na różne sposoby i pozwolić mu zajmować się żmudnymi aspektami gromadzenia danych za Ciebie.

Niektóre z najlepiej znanych funkcji Excela to podstawowe równania matematyczne. Możliwość dodawania lub odejmowania dużych ilości liczb w mgnieniu oka oszczędza Ci konieczności wpisywania ich wszystkich do kalkulatora. Jednak prawdopodobnie polegasz na jednej funkcji bardziej niż powinieneś. Można argumentować, że jest to najczęściej używana funkcja oferowana przez Excel i nie jest tak wspaniała, jak się o niej mówi.

SUMA może obsługiwać proste dodawanie

Może dodać wszystko, co chcesz

SUMA jest jedną z najpopularniejszych funkcji, ponieważ jest czymś, czego praktycznie każdy, kto korzysta z Excela, potrzebuje. Jeśli używasz Excela do jakiejkolwiek kompilacji danych liczbowych, prawdopodobnie w pewnym momencie będziesz musiał coś dodać. Korzystanie z SUMY pozwala dodać nieskończoną liczbę komórek za pomocą zaledwie kilku kliknięć myszką lub naciśnięć klawiszy na klawiaturze.

Wpisanie =SUM, a następnie nawiasu otwierającego pozwoli Ci rozpocząć funkcję. Możesz również kliknąć przycisk fx lub przycisk Wstaw funkcję w menu. Autosumowanie to także przycisk w menu, który warto użyć, jeśli wcześniej zaznaczysz kilka komórek przed jego naciśnięciem.

Gdy uruchomisz funkcję, możesz wpisywać w komórkach lub przeciągnąć kursor wzdłuż kolumny, aby zaznaczyć ich liczbę. Jeśli chcesz dodawać komórki pojedynczo, możesz nacisnąć Command lub Ctrl, w zależności od posiadanego komputera, a następnie kliknąć komórkę, aby dodać ją do swojego zestawienia.

Gdy wybierzesz to, czego chcesz, możesz sprawić, że funkcja zsumuje liczby za Ciebie. Kiedy naciśniesz Return, obliczy sumę komórek, pod warunkiem że wszystkie mają w sobie wartości numeryczne. Potwierdzenie tego pozwala uniknąć problemów, które mogą być koszmarem.

Funkcja SUBTOTAL będzie dokładniejsza dla Twoich potrzeb

To jest lepsza wersja SUMY

FUNKCJA.SUBTOTAL może dostarczyć Ci poprawną sumę funkcji, którą chcesz zobaczyć. Jeśli używasz FUNKCJI.SUBTOTAL, zwraca ona sumę z listy lub bazy danych. FUNKCJA.SUBTOTAL obsługuje różne funkcje w określony sposób, ponieważ wiele funkcji Excela jest przydatnych tylko do pokazywania sumy funkcji, którą wprowadziłeś do komórek.

Na przykład, w powyższym przykładzie użyłem funkcji SUM, aby obliczyć łączną liczbę zwycięstw różnych drużyn w Major League Baseball.

SUM pokazała 1 001, co było liczbą wszystkich zwycięstw dla 12 drużyn, które wymieniłem losowo, łącznie. Podczas wprowadzania SUBTOTAL jako innej funkcji, wpisujesz =SUBTOTAL(, a następnie Excel pozwala ci wybrać funkcję do użycia w SUBTOTAL wcześniej. Możesz wybrać pomiędzy:

1. ŚREDNIA
2. LICZYĆ
3. LICZ.WARUNKI
4. MAX
5. MIN
6. PRODUKT
7. ODCH.ST
8. ODCH.STANDARD.P
9. SUMA
10. VAR.S
11. VAR.P

Do moich celów wpisuję 9 dla SUMY, a następnie przecinek i spację, zanim wybiorę komórki, które chcesz uwzględnić. Więc wybieram te same komórki, co przy poprzedniej SUMIE, dodaję zamykający nawias i naciskam Return, aby uzyskać SUMĘ CZĘŚCIOWĄ. Początkowo pokazuje to taką samą SUMĘ i SUMĘ CZĘŚCIOWĄ.

Ale tam, gdzie SUBTOTAL pokazuje swoją wyższość nad SUM, jest wtedy, gdy zaczynasz filtrować dane. Powiedzmy, że chcę tylko danych z AL East i NL East. Dodaję filtr na górze i sortuję go według dywizji. Możesz to zrobić, klikając w menu Dane, a następnie Filtr. Jeśli to zrobię i wybiorę tylko dywizje, które mnie interesują, SUBTOTAL zmienia się wraz ze zmianą arkusza Excela. Jak widać na czwartej fotografii powyżej, SUM pokazuje tę samą sumę zwycięstw co wcześniej, ale SUBTOTAL automatycznie zmienia się na przefiltrowane zwycięstwa, pokazując mi tylko zwycięstwa drużyn z AL East i NL East.

Jest to podstawowe użycie funkcji SUMA.CZĘŚCIOWA, która jest jedną z moich ulubionych funkcji w Excelu. Możesz jej używać do bardziej skomplikowanych obliczeń, takich jak liczenie wszystkich komórek, w tym tych z tekstem, oraz analizowanie wariancji próby.

Funkcja SUMA.CZĘŚCIOWA jest również idealna do obliczania średniej

Te same zasady mają zastosowanie

Inną popularną funkcją do użycia jest ŚREDNIA, która obliczy średnią wszystkich danych w zaznaczonych komórkach. Niezależnie od tego, czy są to dwie komórki, czy 200, Excel może szybko obliczyć średnią ze wszystkich liczb, sumując je, a następnie dzieląc przez liczbę wpisów.

Zamiast używać =AVERAGE, lepszym sposobem korzystania z Excela jest wpisanie =SUBTOTAL(1,, a następnie wprowadzenie komórek lub zakresu komórek i zamknięcie nawiasu, aby uzyskać swoją średnią. Chroni to Cię, jeśli później chcesz filtrować dane.

Jeśli chcę wiedzieć, jaka jest średnia liczba zwycięstw drużyn z NL West w arkuszu, mogę to łatwo sprawdzić, filtrując dane. Zwykła funkcja ŚREDNIA nie dostarczy mi tych informacji tak szybko, jak funkcja SUMA.CZĘŚCIOWA.

FUNKCJA SUBTOTAL jest w dłuższej perspektywie mądrzejsza niż SUMA

Jeśli chcesz opracować dane z większą liczbą niuansów niż zwykłe dodawanie, funkcja SUBTOTAL jest lepszą opcją niż SUM. Nadal może ona obliczyć SUMĘ dla Ciebie. Ale w przypadku, gdy później chcesz zrobić coś więcej z danymi, na przykład je filtrować, SUBTOTAL daje Ci więcej możliwości od samego początku. Każdy, kto często używa Excela do dodawania, powinien zacząć wprowadzać funkcję SUBTOTAL do swoich arkuszy.