Jak korzystać z ukrytego narzędzia Formularz w Excelu do szybkiego wprowadzania danych

Wszyscy to przeżyliśmy: wpatrywanie się w ogromny arkusz kalkulacyjny, aż wiersze zaczynają się zacierać. Okazało się, że Microsoft dodał specjalne narzędzie do wprowadzania danych wiele lat temu, ale nigdy nie umieścił go domyślnie na wstążce. Oto jak znaleźć najlepiej strzeżoną tajemnicę Excela i oszczędzić swój wzrok (i integralność danych).

Excel ma tajną aplikację do wprowadzania danych

Dlaczego narzędzie formularza przewyższa ręczne wprowadzanie

Jeśli kiedykolwiek czułeś, że siatka w Excelu to niezgrabny sposób wprowadzania danych, nie jesteś w błędzie. Na szczęście, głęboko ukryte w menu Excela jest narzędzie Formularz, dedykowany, pionowy interfejs, który wygląda bardziej jak profesjonalne okno bazy danych niż zwykła funkcja Excela.

To narzędzie przenosi nagłówki do czystego okienka dialogowego, dzięki czemu możesz skupić się na jednym rekordzie naraz. Oprócz pomagania w unikaniu problemów z wprowadzaniem danych, chroni Cię przed przerażającym „przeskakiwaniem wiersza” — przypadkowym wpisaniem wartości w złym wierszu. Co ważniejsze, pomaga również uniknąć przypadkowego nadpisania pól formuł, ponieważ w tym widoku są one tylko do odczytu.

Przygotowywanie do użycia narzędzia Formularz

Dlaczego twoje dane powinny być tabelą zanim zaczniesz

Technicznie rzecz biorąc, możesz użyć narzędzia Formularz na podstawowym, nieformatowanym zakresie danych, ale zaleca się użycie oficjalnej tabeli Excel dla najlepszych rezultatów. Upewnij się, że Twój zestaw danych ma jeden wiersz nagłówka na górze, każda kolumna zawiera pole, a każdy wiersz jest rekordem. Następnie zaznacz wszystkie dane (w tym wiersz nagłówka) i naciśnij Ctrl+T lub kliknij Wstaw > Tabela. Następnie w pojawiającym się oknie dialogowym zaznacz Moja tabela ma nagłówki i kliknij OK.

Przekształcenie danych w tabelę zapewnia, że w miarę dodawania nowych rekordów za pomocą Formularza, Excel automatycznie rozszerza formatowanie tabeli, formuły i reguły sprawdzania poprawności danych na nowe wiersze. Jeśli używasz zwykłego zakresu, narzędzie Formularz może działać mniej niezawodnie, zwłaszcza jeśli Twoje dane nie są dobrze uporządkowane lub nieciągłe.

Jak przywrócić ukryty przycisk Formularz w Excelu

Przypnij jego przycisk do wstążki

Ponieważ Microsoft domyślnie nie umieszcza tego narzędzia na wstążce, musisz wyruszyć na szybką misję ratunkową, aby je znaleźć. Dobrą wiadomością jest jednak to, że gdy już dodasz je do Paska Szybkiego Dostępu (QAT), zostaje tam na stałe:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolną kartę na wstążce, a jeśli zobaczysz Pokaż pasek narzędzi Szybki dostęp, kliknij ją. Jeśli nie, przejdź do kroku 2.
2. Kliknij strzałkę w dół na samym końcu Paska narzędzi Szybki dostęp i wybierz Więcej poleceń.
3. W menu rozwijanym Wybierz polecenia z zmień wybór na Polecenia nieobecne na Wstążce.
4. Przewiń w dół alfabetycznej listy i wybierz Formularz.
5. Kliknij Dodaj, aby przenieść go do prawej kolumny, a następnie kliknij OK.
6. Teraz zobaczysz małą, prostokątną ikonę w swoim QAT — bramę do znacznie szybszego sposobu pracy.

Korzystanie z narzędzia Formularz jak profesjonalista

Nawiguj przyciskami i skrótami, aby przeglądać swoje rekordy

Piękno narzędzia Formularz polega na tym, jak łatwe jest jego użycie. Wybierz dowolną komórkę w swojej tabeli, a następnie kliknij nowy przycisk Formularz. Gdy okno się otworzy, zobaczysz, że każdy nagłówek kolumny w tabeli ma swoje własne pole wpisywania w oknie dialogowym.

Formularz zazwyczaj otwiera się przy pierwszym rekordzie, niezależnie od tego, którą komórkę wybrałeś w siatce. Możesz dokładnie zobaczyć, który wpis przeglądasz, patrząc na licznik X z X w prawym górnym rogu.

Aby przemieszczać się po swoich danych, kliknij Znajdź następny lub Znajdź poprzedni, albo po prostu użyj pionowego paska przewijania, aby przejrzeć rekordy. Zauważysz również, że każde pole zawierające formułę jest wizualnie zablokowane — możesz zobaczyć wynik, ale nie możesz kliknąć w nie, aby go zmienić.

Gdy nadejdzie czas dodawania danych, kliknij Nowy (lub naciśnij PgDn), aby wygenerować pusty formularz. To zawsze dodaje nowy wpis na dół Twojej tabeli. Użyj Tab, aby przejść do następnego pola lub Shift+Tab, aby wrócić—i poświęć chwilę, aby docenić, jak dużo szybciej to jest niż sięganie po mysz lub używanie klawiszy strzałek.

Gdy pola zostaną wypełnione, naciśnij Enter lub kliknij Nowy, aby zastosować rekord i pozostawić okno dialogowe otwarte. Alternatywnie kliknij Zamknij, aby wrócić do tabeli w siatce Excela z nowym wpisem na dole.

Jeśli dokonasz przypadkowej zmiany, ale nie nacisnąłeś jeszcze Enter, kliknij Przywróć, aby przywrócić oryginalne dane. Jeśli już zatwierdziłeś zmianę, szybkie Ctrl+Z w głównym oknie arkusza kalkulacyjnego cofnie ją.

Awansowanie z mocą kryteriów

Użyj wbudowanej wyszukiwarki, aby znaleźć rekordy w kilka sekund

Najbardziej niedocenianą częścią narzędzia Formularz jest przycisk Kryteria. Zamiast używać Ctrl+F lub bawić się skomplikowanymi filtrami, które ukrywają inne wiersze, można wyszukiwać bezpośrednio w formularzu.

Kliknij Kryteria, a pola przejdą w tryb wyszukiwania. Wpisz to, czego szukasz, w dowolnym polu — na przykład Ukończone w polu Status — i kliknij Znajdź następny. Excel będzie przeszukiwał tylko rekordy odpowiadające wyszukiwaniu. Możesz nawet używać znaków wieloznacznych: wpisanie Ac* w polu Nazwa klienta natychmiast znajdzie wpisy takie jak „Acme Corp”.

Ostateczne wskazówki przed rozpoczęciem

Dziwactwa, ograniczenia i rozwiązywanie problemów

Ukryte narzędzie Formularz w Excelu to potęga produktywności — ale pamiętanie o tych kwestiach pomoże Ci w pełni wykorzystać to narzędzie i uniknąć typowych frustracji:

• Limit kolumn: Narzędzie może obsłużyć tylko 32 kolumny. Jeśli Twój zestaw danych zawiera ich więcej, zobaczysz ostrzeżenie „Zbyt wiele pól w tym formularzu danych” po kliknięciu ikony w Twoim QAT.
• Walidacja danych: Formularz dobrze współpracuje z regułami walidacji danych — jeśli wprowadzisz niepoprawny wpis, Excel wyświetli standardowe ostrzeżenie przy próbie zapisania. Jednak nie pokaże Twoich rozwijanych menu walidacji danych w formularzu; musisz wpisać wpis ręcznie.
• Rozwiązywanie problemów: Jeśli pojawi się komunikat o błędzie „Nie można zastosować do wybranego zakresu”, oznacza to prawie zawsze, że wybrano komórkę poza tabelą. Kliknij dowolną komórkę w swoich danych i spróbuj ponownie.

Używanie dedykowanego formularza zamiast standardowej siatki zmienia Excela w znacznie bardziej profesjonalną bazę danych, udowadniając, że najbardziej oczywiste narzędzia nie zawsze są najlepsze. Narzędzie Formularz nie jest również jedyną przydatną funkcją ukrytą w Microsoft Excel. Możesz zbudować potężny interfejs pulpitu, opanowując mało znane narzędzie Aparat, a także spersonalizować swoje środowisko pracy, dodając niestandardowe karty wstążki, które zawierają wszystkie najczęściej używane narzędzia. Gdy zaczniesz przeszukiwać menu Excela, będziesz zaskoczony tym, co możesz odkryć!