Jak zamienić obrazy i zrzuty ekranu na dane w Excelu

Ręczne wprowadzanie danych z wydruku lub zrzutu ekranu do Excela jest czasochłonne i podatne na błędy, ale można pominąć żmudne wprowadzanie danych, pozwalając Excelowi zrobić ciężką pracę. Niezależnie od tego, czy korzystasz z telefonu, czy z komputera, narzędzie Dane z obrazu zamienia wiersze z obrazu w cyfrowe komórki w kilka sekund.

Jak działa funkcja Dane z obrazu w Excelu

Przekształcanie fizycznego bałaganu i statycznych obrazów w cyfrowe komórki

Jeśli kiedykolwiek patrzyłeś na wydrukowaną tabelę i westchnąłeś na myśl o jej przepisywaniu, jesteś dokładnie tym typem osoby, o którym Microsoft myślał, tworząc narzędzie Dane z obrazu. Wykorzystuje ono optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) do analizy układu i struktury zdjęcia lub zrzutu ekranu.

Kiedy wprowadzasz obraz do programu Excel, silnik OCR szuka linii, odstępów i wyrównania, aby określić, gdzie zaczynają się i kończą kolumny oraz wiersze. Wynikiem jest uporządkowany podgląd, który zamienia płaski obraz w edytowalny arkusz kalkulacyjny, co oznacza, że możesz pominąć mozolną pracę wprowadzania danych i przejść od razu do analizy.

Rzeczy, które powinieneś wiedzieć przed rozpoczęciem pierwszego skanowania

Gdzie narzędzie błyszczy i jak uchwycić najlepszy obraz

Chociaż technologia OCR jest imponująca, jej dokładność w dużej mierze zależy od jakości źródła. Pomyśl o tym jak o okularach: jeśli widok jest niewyraźny, Excel będzie miał trudności z odczytaniem drobnego druku.

Jeśli robisz zdjęcie danych, aby przesłać je do Excela:

• Priorytet dla wysokiego kontrastu: Czarny tekst na wyraźnie białym tle daje najlepsze rezultaty.
• Wyrównaj swój dokument: Upewnij się, że fizyczne dokumenty są jak najbardziej płaskie, aby uniknąć zniekształconych rzędów.
• Unikaj cieni i odblasków: Nierównomierne oświetlenie może tworzyć artefakty, które utrudniają rozpoznawanie znaków.
• Trzymaj się stabilnie: Nawet niewielkie rozmycie ruchu może zmienić „0” w „8.”

A jeśli robisz zrzut ekranu:

• Najpierw powiększ: Zanim zrobisz zrzut ekranu, powiększ stronę internetową lub PDF, aby tekst był duży i w wysokiej rozdzielczości.
• Przytnij interfejs użytkownika: Nie uwzględniaj kart przeglądarki, pasków przewijania ani pobliskich przycisków. Chwyć tylko samą tabelę.
• Unikaj trybu ciemnego: OCR często działa lepiej z tradycyjnym czarnym tekstem na jasnym tle.
• Dopasuj skalę: Jeśli stół jest szeroki, spróbuj uchwycić go w jednym ujęciu, zamiast łączyć kilka małych zrzutów ekranu.

Jak korzystać z danych z obrazu w aplikacji Excel na komputerze

Importowanie obrazów i zrzutów ekranu z twojego komputera

W wersji desktopowej Excela (Microsoft 365 dla Windows i Mac) możesz albo zaimportować plik obrazu, albo w niektórych wersjach wkleić zrzut ekranu ze schowka.

1. Otwórz swój skoroszyt Excel i wybierz komórkę, od której chcesz zacząć.
2. Przejdź do karty Dane na wstążce, a następnie kliknij Z obrazu.
3. Jeśli używasz zapisnego obrazu, kliknij Obraz z pliku, a jeśli właśnie zrobiłeś zrzut ekranu, kliknij Obraz ze schowka.
4. Jeśli używasz pliku, przeglądaj swój obraz, wybierz go i kliknij Wstaw.

Po wybraniu lub wklejeniu, Excel tworzy podgląd Twojego zestawu danych w panelu podglądu. W zależności od Twojego urządzenia i złożoności obrazu, zazwyczaj zajmuje to kilka sekund.

Ponieważ obrazy nie zawsze są idealne, nie wprowadzaj danych od razu. Najpierw wykonaj poniższe kroki przeglądu, aby potwierdzić, że wszystko zostało zinterpretowane poprawnie.

Jak zamienić dokumenty fizyczne na dane w mobilnej aplikacji Excel

Robienie zdjęć tabel bezpośrednio do arkusza kalkulacyjnego

Doświadczenie mobilne jest jeszcze bardziej potężne, ponieważ pozwala na cyfryzację danych w czasie rzeczywistym. Jeśli stoisz przed tablicą suchościeralną lub trzymasz wydrukowany paragon, Twój telefon jest najszybszym sposobem, aby wprowadzić te informacje do Excela. Możesz także zrobić zdjęcie i zaimportować je później.

1. Otwórz nowy arkusz w mobilnej aplikacji Excel (iPhone lub Android), a następnie wybierz komórkę, w której chcesz umieścić dane.
2. Stuknij ikonę Dane z obrazu, która zazwyczaj znajduje się na pasku narzędzi lub w menu Wstaw.
3. Stuknij w przycisk migawki, aby zrobić zdjęcie, lub w Importuj, aby przesłać obraz z galerii.
4. Użyj uchwytów przycinania, aby wyizolować tylko tabelę, którą chcesz zaimportować, a następnie stuknij Przejrzyj i Edytuj lub Przejrzyj (w zależności od Twojej wersji).

Podobnie jak w aplikacji na komputer, zobaczysz następnie ekran przeglądu, na którym możesz sprawdzić i poprawić błędy (patrz poniżej).

Przeglądanie i czyszczenie danych po imporcie

Używanie panelu do naprawiania błędów przed zatwierdzeniem w arkuszu

Nawet silne systemy OCR nie są doskonałe, a wyniki rzadko są w 100% dokładne za pierwszym razem. Zanim Excel wprowadzi dane do Twojego arkusza, otwiera interfejs przeglądu zaprojektowany do wychwytywania i naprawiania potencjalnych błędów.

W obszarze przeglądu, komórki zaznaczone na czerwono wskazują niepewne wyniki OCR. Wybierz jedną z nich, aby porównać oryginalny fragment obrazu z zinterpretowanym tekstem. Następnie:

• Na komputerze, jeśli konwersja jest nieprecyzyjna, wpisz poprawkę w polu tekstowym, a następnie kliknij Zaakceptuj.
• Na urządzeniu mobilnym stuknij Edytuj, popraw błąd i stuknij Gotowe. W przeciwnym razie stuknij Ignoruj, aby przejść dalej.

Gdy Excel wskaże, że nie ma już więcej elementów do sprawdzenia — a Ty wykonałeś ostatnie ręczne sprawdzenie takich elementów jak pisownia w nagłówkach, rozróżnienie między „0” a „O”, przecinki dziesiętne, znaki minus i nawiasy — wybierz Wstaw dane lub Wstaw (w zależności od wersji), aby umieścić oczyszczone wyniki na swoim arkuszu.

Na koniec możesz sformatować dane jako tabelę w Excelu (Ctrl+T), aby sformalizować strukturę i zapewnić zastosowanie właściwych formatów liczb w każdej kolumnie.

Konwertowanie statycznych obrazów i zrzutów ekranu na cyfrowe dane Excela to duże zwiększenie produktywności, ale proces nie jest zakończony, dopóki nie zweryfikujesz wyników. Gdy Twoje dane są czyste, zamiast nadwyrężać wzrok, przeskakując między papierem a monitorem, możesz sprawić, by Excel odczytał komórki na głos. Ta metoda audytu bez użycia rąk zapewnia, że nowa cyfrowa kopia dokładnie odpowiada Twojemu oryginalnemu źródłu.