Twoje wykresy w Excelu są trudne do odczytania - oto jak naprawiłem moje w 10 minut
Domyślne wykresy w Excelu często utrudniają odczytanie danych, z rozpraszającymi siatkami, niezręcznymi odstępami i przyciągającymi uwagę kolorami. Dlatego mam szybką procedurę oczyszczania, która w kilka minut przekształca podstawowe wykresy w bardziej profesjonalnie wyglądające wizualizacje.
Niezależnie od tego, czy używasz standardowego wykresu w Excelu, czy eksperymentujesz z mniej znanymi wykresami, dobrą wiadomością jest to, że musisz zmienić układ tylko raz — możesz łatwo zapisać swój ostateczny projekt jako szablon do ponownego użycia, aby naprawić wszystkie przyszłe wykresy raz na zawsze.
Usuń domyślne linie siatki, aby oczyścić przestrzeń roboczą
Usuń niepotrzebne zakłócenia w tle
Excel automatycznie wstawia cienkie szare poziome linie w tle wielu wykresów kolumnowych i słupkowych. W przypadku wykresów, gdzie liczy się dokładne porównanie wartości, lekkie linie siatki nadal mogą być przydatne. Jednak w większości wykresów prezentacyjnych ich usunięcie poprawia czytelność i eliminuje szumy wizualne, które konkurują z punktami danych.
Aby usunąć ten bałagan w tle:
- Wybierz dowolną z poziomych linii siatki wewnątrz wykresu.
- Sprawdź, czy małe kółka zaznaczenia pojawiają się na końcach wszystkich linii.
- Naciśnij Usuń.
Usunięcie tych linii natychmiast tworzy uproszczone płótno, które pozwala Twoim rzeczywistym kolumnom odegrać główną rolę.
Ogranicz swoją paletę do kilku kontrastujących tonów
Wybierz czyste schemat kolorów, który wyróżnia kluczowe dane
Jasne kolory podstawowe wykresów, które Excel przypisuje domyślnie, mogą łatwo odwracać uwagę od rzeczywistej historii, którą próbujesz przedstawić. Zamiast ręcznie zmieniać kolory poszczególnych kolumn lub zmieniać motyw skoroszytu, możesz zastosować inną paletę kolorów bezpośrednio do samego wykresu. Wolę używać ograniczonej, spójnej palety o silnym kontraście, aby przyciągnąć wzrok dokładnie tam, gdzie powinien.
Aby dostosować kolory wykresu za pomocą wbudowanych palet Excela:
- Kliknij swój wykres raz, aby wyświetlić kontekstową kartę Projektowanie wykresu na wstążce.
- W tej karcie kliknij Zmień kolory.
- Dla bardziej schludnego wyglądu wybierz paletę zawierającą stonowane, kontrastujące odcienie, które wyróżniają dane, nie wyglądając przy tym zbyt chaotycznie. Paleta monochromatyczna może również poprawić dostępność, ponieważ różnice w jasności są często łatwiejsze do rozróżnienia niż poleganie na wielu konkurujących odcieniach.
Dostosuj geometrię kolumny, aby zminimalizować martwą przestrzeń
Zamknij szerokie przerwy, aby kolumny wyglądały na solidne
Domyślnie kolumny Excela są wąskie i oddzielone większą ilością pustego miejsca, niż potrzebuje większość wykresów. Może to sprawiać, że wykres wydaje się rzadki i trudniejszy do przeglądania przy porównywaniu wartości.
Aby nadać kolumnom danych bardziej odpowiednią wagę fizyczną:
- Dwukrotnie kliknij kolumnę, aby otworzyć okienko Formatuj serię danych.
- Kliknij ikonę wykresu trójkolumnowego, aby otworzyć menu Opcje serii.
- Zmniejszenie odstępów między kolumnami zwiększa szerokość samych kolumn, więc zmień wartość Szerokość szczeliny z dużego domyślnego procentu na wartość między 80% a 100%.
Jak tylko zmienisz to ustawienie, zobaczysz, że kolumny się poszerzają, co sprawia, że dane są znacznie łatwiejsze do odczytania na pierwszy rzut oka.
Zastosuj etykiety tekstowe bezpośrednio do serii danych
Dodaj bezpośrednie numery dla szybszego przeglądania wizualnego
Dla prostych wykresów z ograniczoną liczbą punktów danych umieszczanie dokładnych liczb bezpośrednio na kolumnach jest świetnym sposobem, aby grafika była od razu czytelna. Pamiętaj jednak, że jeśli twój wykres zawiera dziesiątki punktów danych, dodanie etykiet może sprawić, że stanie się on bardziej zagracony, więc używaj tego kroku tylko wtedy, gdy pasuje do twojego zbioru danych.
Aby dodać etykiety danych:
- Kliknij obszar wykresu, aby odsłonić przyciski szybkiego dostępu po prawej stronie.
- Kliknij zieloną ikonę + (Elementy wykresu).
- Zaznacz pole Etykiety danych, rozwiń menu rozwijane i wybierz Na zewnątrz końca.
- Teraz, gdy etykiety wykonują ciężką pracę, usuń zbędne liczby osi y, klikając je raz i naciskając Usuń.
Przed dodaniem etykiet danych upewnij się, że wartości w Twojej tabeli źródłowej są sformatowane w sposób, w jaki chcesz, aby się pojawiały. Excel zazwyczaj przenosi to formatowanie do etykiet wykresu, więc zastosowanie formatów takich jak Waluta, Procent lub niestandardowe skróty, takie jak "$1,5M", może znacznie ułatwić czytanie wykresu bez dodatkowego formatowania wykresu.
Pracuj na oddzielnym arkuszu wykresu dla czyściejszej edycji
Stwórz komfortowe środowisko do ostatecznych poprawek
Kiedy porządkuję wykres, zazwyczaj przenoszę go na osobny arkusz. Posiadanie dodatkowej przestrzeni sprawia, że formatowanie jest mniej uciążliwe i pozwala mi skupić się na wizualizacji bez rywalizacji o uwagę ze strony danych w arkuszu. W większości przypadków faktycznie zostawiam wykresy na osobnych arkuszach nawet po skończeniu pracy, ponieważ czyni to wykresy łatwiejszymi do odczytania i sprawia, że skoroszyt wydaje się bardziej uporządkowany i lepiej nawigowalny.
Aby przenieść swoją grafikę na jej własną dedykowaną kartę:
- Kliknij prawym przyciskiem myszy zewnętrzną krawędź swojego wykresu.
- Wybierz Przenieś wykres z kontekstowego menu rozwijanego.
- Zaznacz opcję Nowy arkusz w oknie dialogowym Przenieś wykres.
- Nadaj karcie jasną nazwę, a następnie kliknij OK.
Izolowanie grafiki daje pełnoekranowe płótno, które sprawia, że precyzyjne dostosowania wizualne są znacznie łatwiejsze do zarządzania.
Aby przenieść wykres z powrotem do istniejącego arkusza, powtórz proces, ale wybierz Obiekt w i wybierz odpowiedni arkusz.
Zapisz swój ostateczny projekt jako wielokrotnego użytku ustawienie wstępne
Zablokuj swoje formatowanie dla wszystkich przyszłych projektów
Nie ma powodu, aby powtarzać te ręczne ustawienia za każdym razem, gdy trzeba stworzyć grafikę. Gdy już dostosujesz układ wykresu, który naprawdę Ci się podoba, powinieneś go zapisać jako szablon do wielokrotnego użytku.
Aby utworzyć nowy domyślny szablon stylu:
- Kliknij prawym przyciskiem myszy zewnętrzną krawędź wypolerowanego wykresu.
- Wybierz Zapisz jako szablon z menu kontekstowego.
- Nazwa pliku powinna być jasna i rozpoznawalna, a następnie kliknij Zapisz.
Następnie, aby użyć zapisanej szablonu na nowym wykresie:
- Wybierz dane, kliknij Wstaw i utwórz standardowy wykres.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy obrzeże nowego wykresu i wybierz Zmień typ wykresu.
- Otwórz folder Szablony, wybierz swój zapisany szablon i kliknij OK.
Wykres wpasowuje się bezpośrednio w Twój wcześniej określony styl.
Czystszy wykres jest łatwiejszy do odczytania
Kilka minut spędzonych na uporządkowaniu domyślnego formatowania wykresów w Excelu może znacząco poprawić czytelność. Poprzez redukcję zbędnych elementów i podkreślenie istotnych danych, stworzysz wykresy, które łatwiej przeglądać i rozumieć. Gdy poprawisz już wygląd, następnym krokiem jest upewnienie się, że wybrałeś odpowiedni typ wykresu — niewłaściwy typ wykresu może zniweczyć całą wykonaną przez Ciebie pracę z formatowaniem, więc dokładnie przemyśl, jak zamierzasz wizualizować swoje dane zanim zaczniesz.