Przestałem sięgać po ChatGPT, gdy Excel mógł to zrobić trzy razy szybciej

Pomimo swoich wad, ChatGPT jest bez wątpienia jednym z najlepszych narzędzi AI na rynku. Zawsze jest gotowy, abyś mógł coś mu zapytać, i praktycznie zawsze ma właściwą odpowiedź. Jednak samo to, że korzystanie z ChatGPT jest łatwe, nie oznacza, że jest to również najlepsze lub najszybsze narzędzie do tej pracy.

To może nie brzmieć zbyt intuicyjnie, ale zdarzają się sytuacje w moich procesach roboczych, gdzie Excel jest w rzeczywistości lepszym (i szybszym) narzędziem niż ChatGPT. Nie chodzi o to, że ChatGPT nie potrafi wykonać danego zadania; chodzi o to, że w czasie, gdy wpiszę zapytanie, naciśnę enter i otrzymam odpowiedź, Excel już to zrobił, wielokrotnie. ChatGPT może pomóc ci przełamać lęk przed arkuszami kalkulacyjnymi, ale jeszcze nie potrafi w pełni zastąpić Excela.

Tabele przestawne wciąż wykonują ciężką pracę

Natychmiast podsumuj dane, nie zastanawiając się zbytnio

Jeśli musisz porównać liczby, aby zobaczyć wydajność lub trend, Excel jest zdecydowanie najłatwiejszym sposobem, aby to zrobić. Na przykład, jeśli masz arkusz z 2000 wierszy — nazwami produktów, regionami, datami i przychodami, i chcesz sprawdzić, który region osiągnął najlepsze wyniki w ostatnim kwartale, po prostu zaznacz dane, wstaw Tabelę Przestawną, ustaw region jako wiersz, a przychód jako wartość, i gotowe. Otrzymujesz natychmiastowy, interaktywny i wizualny wynik bezpośrednio w pliku, którego już używałeś.

Robienie tego w ChatGPT jest nieco kłopotliwe. Musisz napisać prompt, który opisuje, czego chcesz, wyjaśniając jednocześnie ChatGPT dane pliku, co i tak zajmie więcej czasu niż tabela przestawna w Excelu. Kiedy ChatGPT skończy przetwarzać twój plik, nie masz dużej kontroli nad tym, jak dane zostaną przedstawione. Prawdopodobnie otrzymasz statyczną tabelę lub fragment kodu, a potem będziesz musiał sam wymyślić, co z tym zrobić. Poza tym, jeśli chciałbyś porównać dane w inny sposób, musiałbyś powtórzyć cały proces.

Formatowanie warunkowe przewyższa wyjaśnienia

Zobacz wzorce natychmiast zamiast o nie pytać

Formatowanie warunkowe może wydawać się dodawaniem niepotrzebnego błysku do inaczej doskonałych danych. Jednak gdy zaczniesz go używać właściwie, zaoszczędzi ci godzin wytężonego patrzenia na arkusze kalkulacyjne.

Załóżmy, że masz arkusz śledzenia zadań z 100 zadaniami i ich terminami. Ustalenie, które zadanie jest do kiedy, będzie koszmarem, biorąc pod uwagę to

Cały tekst wygląda identycznie, gdy nie jest sformatowany w arkuszu Excel. Najlepszym sposobem na szybkie rozróżnienie zadań jest użycie formatowania warunkowego w Excelu, aby utworzyć trzy reguły przy użyciu funkcji TODAY(). Wszystko, co jest zaplanowane na dzisiaj, staje się żółte, wszystko, co jest przeterminowane, staje się czerwone, a nadchodzące zadania są podświetlone na zielono. Po zakończeniu Twój arkusz automatycznie podświetli zadania, pomagając Ci wizualnie zauważyć, co jest potrzebne na pierwszy rzut oka.

ChatGPT po prostu nie może zrobić tego samego. Może powiedzieć ci, jak ustawić formatowanie warunkowe. Możesz skopiować powyższy akapit, wkleić go do ChatGPT, podać mu arkusz, nad którym pracujesz, a otrzymasz instrukcje krok po kroku, jak zrobić to samo. Możesz poprosić go o wygenerowanie skryptu, który zastosuje te zasady formatowania warunkowego do twoich danych. W takim przypadku będziesz pracować z Pythonem w Excelu, pobierać skrypt i uruchamiać go za każdym razem, gdy będziesz potrzebować wprowadzić zmianę. Nie wspominając o tym, że będzie to działać tylko, jeśli twoja instalacja Excela obsługuje Pythona.

Flash Fill wydaje się magią

Czyść i przekształcaj dane w ciągu sekund, bez potrzeby używania formuł

Excel świetnie radzi sobie z wykrywaniem wzorców danych i ich powielaniem w arkuszu, aby zaoszczędzić czas. Powiedzmy, że masz kolumnę wypełnioną pełnymi nazwiskami i chcesz, aby imiona pojawiły się w następnej kolumnie. Wpisujesz imię z pierwszego wiersza, naciskasz Ctrl + E, a Excel wypełni całą kolumnę, opierając się na wzorcu, który właśnie wykrył. Nie jest potrzebna żadna formuła, polecenie ani wyjaśnienie.

Wykonanie tego zadania w ChatGPT, jeszcze raz, wymaga opisania wzoru, w tym przykładu danych, a następnie czekania na formułę lub fragment kodu w Pythonie. I to zanim naciśniesz choćby jeden klawisz w Excelu, ponieważ pamiętaj, ChatGPT nie może zrobić tego za Ciebie. W porównaniu z tym, Flash Fill jest zawstydzająco szybki. Niezależnie od tego, czy oddzielasz daty od znaczników czasowych, dzielisz kody, czy cokolwiek innego, Excel obsługuje to bez żadnego polecenia.

Makra chronią cię przed powtarzaniem

Zautomatyzuj raz — przestań wykonywać to samo zadanie na zawsze

Excel nie tylko potrafi wykonywać zadania niesamowicie szybko, ale może również automatyzować powtarzalne zadania dla Ciebie. W przypadku niektórych zadań, zwłaszcza tych, które wymagają określonej sekwencji działań, makra Excela mogą zastąpić formuły.

Na przykład, jeśli co tydzień wykonujesz tę samą sekwencję zadań w arkuszu kalkulacyjnym, takich jak otwieranie pliku, wklejanie nowych danych, formatowanie nagłówka, stosowanie formuły i eksportowanie, Nagrywarka makr w Excelu może nagrać i przechować całą sekwencję, aby uruchomić ją automatycznie po naciśnięciu wybranego skrótu klawiszowego.

ChatGPT nie może działać w Excelu, co oznacza, że po prostu nie może odtworzyć tej funkcji. Może napisać dla ciebie makro w kodzie VBA, które potem możesz uruchomić w Excelu. Jednak ChatGPT rzadko robi to poprawnie za pierwszym razem, co oznacza, że będziesz musiał wracać tam i z powrotem między Excelem a ChatGPT, aby debugować swój skrypt.

Sztuczna inteligencja nie jest odpowiedzią na wszystko

Żadne z tego nie oznacza, że ChatGPT jest słaby w zadaniach związanych z arkuszami kalkulacyjnymi. Jest naprawdę doskonały w pisaniu VBA od podstaw, debugowaniu logiki formuł, a nawet w generowaniu zagnieżdżonych instrukcji IF, które zajęłyby Ci minuty do napisania, w kilka sekund. ChatGPT w połączeniu z Excelem ma sens jako przewodnik, który pokazuje, jak korzystać z wielu natywnych narzędzi i funkcji Excela w pełni ich możliwości oraz które funkcje są najlepsze do tego, co musisz zrobić.

Więc odpowiedzią nie jest zostanie purystą Excela. Chodzi o to, aby przestać sięgać po ChatGPT z przyzwyczajenia, szczególnie gdy Excel oferuje szybszy i łatwiejszy sposób rozwiązania tego problemu.